Potwierdzenie pozostawienia sprzętu - REWERS

Witam serdecznie,

Mam problem dotyczący pewnego zagadnienia. Gdy klient przychodzi do serwisu, wystawiam mu pokwitowanie przyjęcia sprzętu
na serwis, oryginał dla klienta, kopia dla mnie. Po naprawie, klient przychodzi bez tego rewersu ( bo zapomniał, zgubił itp przypadki ).
Co w takiej sytuacji mam zrobić ?

Proste jest, gdy klienta pamiętam z widzenia, gorzej jest gdy tej osoby nie pamiętam.
Proszę Was o informację, jak mam zachować się w takim przypadku ? Czy jeśli klient przyjdzie i podpisze mi kopię pokwitowania,
że odebrał, to prawnie będzie uznane, że sprzęt mu wydałem czy też nie ?

Nie chciałbym aby doszło do sytuacji, gdy wydaję sprzęt klientowi, a za kilka dni, może tydzień, klient przychodzi
po sprzęt, który już dawno wydałem.

Chciałbym pobierać opłaty za zgubienie pokwitowania, symbolicznie w kwocie np. 10zł brutto, tak aby klienci
nauczyli się, że po odbiór sprzętu mają przychodzić z kwitkiem, a nie bez niego. Czy jest to legalne ?

Proszę o dobre rady, nie chciałbym narobić sobie kłopotów, ale też nie chcę robić problemów klientom,
ale niestety w dzisiejszych czasach bywa różnie.
Wypisanie pokwitowania też zajmuje czas i nie robię tego tylko dla siebie, ale też dla klientów, którzy przychodzą
po sprzęt, nie znając nawet jego marki czy też modelu.

"Zagubienie" przyjęcia to częsta przypadłość, ja w takim przypadku proszę o okazanie dokumentu potwierdzającego tożsamość zgodną z danymi na które sprzęt został przyjęty oraz podpis na swoim egzemplarzu potwierdzający odbiór. Niedogodność jest tak, iż najeży trzymać takowy dokument na wszelki wypadek. Miałem przypadek próby wyłudzenia ode mnie odebranego komputera po jakimś czasie Klient wrócił po komputer ze "zgubionym" przyjęciem i upierał się że nic nie odbierał. Po okazaniu dokumentu nadal twierdził że nie odbierał i że to nie jego podpis. Dopiero kiedy poinformowałem, że w takim razie zmuszony jestem zadzwonić na policję zmiękła mu rura i "przypomniał sobie" że odebrał i pewnie dalej wozi w samochodzie.

Należy pamiętać, że o okazanie dokumentu tożsamości można jedynie poprosić, ale nie żądać - obowiązek wylegitymowania się klient ma bowiem jedynie wobec określonych służb (np. policja, straż miejska, straż graniczna, licencjonowani pracownicy ochrony w granicach strzeżonego obiektu, kontrolerzy biletów w autobusach itp). Należy również pamiętać, że jeśli klient okaże dowód tożsamości, nie mamy prawa spisywać z tego dokumentu żadnych danych - możemy jedynie zweryfikować te dane z danymi, które mamy w protokole przyjęcia sprzętu do naprawy. Nie można wziąć dowodu osobistego od klienta i odejść z nim od lady - za to grozi nawet do 1 miesiąca pozbawienia wolności lub kara grzywny (art. 79 p. 2 Ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych).

Jeśli klient nie chce okazać dowodu osobistego, zaproponuj mu inną formę weryfikacji własności sprzętu, czyli np. przedstawienie dowodu jego zakupu (koniecznie z numerem seryjnym urządzenia). Jeśli go nie posiada, grzecznie poinformuj go, że nie masz wobec tego podstaw do wydania sprzętu. Jeśli będzie Cię straszył policją, zgódź się na to - możesz nawet zaproponować, że sam zadzwonisz. Jeśli będzie straszył Cię sądem, odpowiedz mu grzecznie, że ma do tego prawo. Przed sądem będzie musiał udowodnić własność sprzętu. Ty nie ryzykujesz nic - sąd może jedynie zobligować Cię do wydania sprzętu i tyle.

W przypadku zagubienia przez klienta pokwitowania, masz prawo pobrać opłatę jedynie za wystawienie duplikatu na żądanie klienta, natomiast nie masz prawa pobierać opłaty za sam fakt zagubienia pokwitowania, jeśli klient zweryfikuje się w inny sposób (okaże dokument tożsamości, przedstawi dowód własności sprzętu itd). Opłata za wystawienie duplikatu pokwitowania powinna być jasno określona i wpisana w dokument, który klient podpisuje, pozostawiając sprzęt w serwisie (bądź w widocznym miejscu w punkcie obsługi klienta).

Dobrym rozwiązaniem - w przypadku braku możliwości weryfikacji, czy dana osoba jest uprawniona do odbioru sprzętu z naprawy - jest odesłanie sprzętu do klienta za pośrednictwem kuriera lub poczty (przesyłka pobraniowa), na dane adresowe, podane w potwierdzeniu przyjęcia sprzętu do serwisu. Kwota pobrania powinna oczywiście uwzględniać koszty naprawy, lecz także i koszt odesłania sprzętu.

Jako dodatkowy aspekt dodam że zazwyczaj na laptopie/tablecie/telefonie są dane użytkowników. W przypadku braku dokumnetu zlecenia od Klienta ani żadnej możliwości potwierdzenia, że to właśnie ten Klient jest właścicielem sprzet nie zostaje wydany. Nie jest to złośliwość serwisu, tylko dbanie o to aby sprzęt trafił do tego Klienta którego ma trafić. Wyobraźcie sobie gdyby odebrał ktoś inny i uzyskał dostep do danych bankowych Klienta itp.